Este post es una recopilación de las diferentes aplicaciones y/o webs para la gestión de listas de tareas o proyectos que he estado evaluando ultimamente. Durante tres años he estado usando Remember the Milk (los dos últimos como usuario pro, pagando 25 dólares al año), y me estaba planteando cambiar de gestor de tareas por dos motivos:
- Creo que ya he pagado por un buen software una cantidad razonable (50 dólares, unos 38 euros aprox.), y no me apetece seguir pagando cuando no han cambiado sustancialmente nada en los últimos años.
- Mi estructura de tareas y listas realmente se parece más a una estructura jerárquica que a una plana. Tengo proyectos (o workspaces) con subproyectos (o subspaces), y tareas con subtareas, que a su vez pueden tener subtareas. Y me vendría de maravilla poder usar templates. Ninguna de estas cosas es posible con Remember the Milk; ya lo he intentado, y aunque hay parches usando etiquetas o jugando con caracteres especiales, no me convencen en absoluto.
Mis requisitos básicos son tres:
- Tiene que funcionar en la web, porque es mucho más fácil meter tareas en el teclado de un ordenador que en el de un móvil. Y porque trabajo con varios ordenadores (básicamente con tres, dos con Linux y uno con OSX, pero a veces con alguno más).
- Tiene que tener aplicación (gratuita) para Android, que es mi sistema desde hace dos años, y seguramente lo seguirá siendo unos cuantos años más.
- Tiene que ser gratuito, al menos hasta cierto punto.
Aunque muchos de estos gestores permiten trabajar en colaboración con otras personas, y en muchos casos la diferencia entre la versión gratuita y la de pago está en esa posibilidad, yo los uso de forma individual, al menos de momento, así que esa característica no me preocupa mucho ahora mismo.
Este documento también debe servir para que no me vuelva loco volviendo a evaluar una y otra vez los gestores de tareas y, de paso, para ayudar a alguien que esté buscando una solución a este problema.
Gestor actual: Remember the Milk
Es un gestor excelente, jamás me ha fallado y seguramente es el mejor. Permite crear listas de tareas (o libros, pelis, …), y tiene muchas cosas muy buenas:
- Permite usar etiquetas, que yo no uso, pero hay gente que no puede vivir sin ellas.
- Permite crear listas a partir de queries, lo que ellos llaman smart lists. Solamente he creado dos en tres años: vista semanal, y tareas sin fecha.
- Permite poner fecha a las tareas, y repeticiones, y funciona muy bien.
- Tiene buenas aplicaciones para iOS y para Android (excelente la del iPad, por cierto), pero solamente si eres usuario pro puedes sincronizar en el momento (para usuarios free solamente se permite una sincronización al día). En Android tiene también widgets, que vienen muy bien. Y tiene un widget para iGoogle que todavía utilizo, aunque ya no uso iGoogle.
- Se puede poner prioridad a las tareas, añadir notas, crear tareas a partir de e-mail o twitter, etc.
- Se puede exportar todos los datos (para hacer copias de seguridad, por ejemplo)
- Se puede acceder a las tareas completadas.
- Permite usar ubicaciones (que yo no he usado nunca), recordatorios (tampoco), contactos, compartir tareas, etc.
- La aplicación de Android se puede usar offline, sin wifi ni datos (ahora que ya tengo datos no me preocupa mucho, pero es un punto a favor).
- Hay gente que dice que la web es fea, pero a mí me gusta, aunque la uso poco (uso mucho más el widget para iGoogle y la app de Android).
Funciona muy muy bien, creo que solamente he pillao un bug en tres años, y ya ni siquiera estoy seguro. Seguramente es el número 1 en gestores de tareas. Sin embargo, tiene algunas cosas que no me gustan:
- No tiene subtareas, y no se plantean ponerlas en el futuro.
- Hay que pagar por tener sincronizadas las tareas en el móvil.
- No tiene templates, algo que casi todos los gestores más modernos permiten ya.
Por mi trabajo (soy profesor en la Universidad de Alicante), hay muchas tareas que tienen subtareas, como por ejemplo una práctica de programación. En ese caso, la tarea “Práctica 1” tendría varias subtareas como “escribir enunciado”, “implementar”, “preparar corrección”, “corregir”, “notas”, etc., y seguramente alguna de las subtareas podría tener subtareas. Esto mismo se repite para varias prácticas, y en varias asignaturas, por lo que poder usar templates me vendría de maravilla.
Alternativas a Remember the Milk
Hay una gran cantidad de apps/webs que he probado estos años como alternativa a RTM. Las que más me gustan son:
Todoist
Tiene una web muy atractiva, con HTML5 (que no va con navegadores viejos como el que uso en OSX), y tiene una buena app para Android. Permite cualquier nivel de anidamiento en proyectos y también en tareas, y tiene vista semanal. Las etiquetas, notas y queries (smart lists) son de pago, pero apenas las he usado con RTM, así que no las voy a echar de menos. Hay otra app para Android que he probado, Budoist, que va muy bien (y deja poner etiquetas), pero no se sincroniza bien con la web, seguramente porque está desactualizada.
Es la candidata número 1 para sustituir a RTM, de momento ya he metido todas las tareas pendientes en Todoist y estoy llevando los dos sistemas en paralelo, a ver cómo van en el día a día. Lo único que no me gusta es que no puedo ponerle a una tarea una fecha y una repetición a la vez (p. ej. 7 de enero, cada 2 semanas), solamente puedo poner una de las dos cosas, pero basta con acordarse el día de la tarea con cambiarle la fecha para que se repita (supongo que me apañaré). Ah, y no he encontrado widget para Android.
Doit.im
Es una app excelente para Android, con widget, y con una web también muy buena. No permite jerarquía de proyectos ni tareas, pero funciona muy bien. Tiene listas especiales para hoy, mañana, pronto (sin fecha), con fecha (scheduled), algún día, y esperando, lo que permite centrarse (focus) en lo que tienes que hacer hoy y olvidarte un poco de lo que toca mañana. Es gratis, pero sólo permite sincronizar una vez cada día (y de forma manual). La versión pro es similar a RTM, pero un poco más barata.
Es claramente un competidor directo de RTM, tanto en prestaciones como en precio, pero si ya estás con RTM (como yo), quizá no valga la pena. Si tuviera que empezar de cero con RTM o con Doit.im, seguramente empezaría con Doit.im, me gusta más.
Toodledo
Tiene una web muy buena, completísima, con muchísimas cosas que no tiene RTM, pero no tiene aplicación para Android. Hay muchas aplicaciones que sincronizan con Toodledo, como DGT-GTD, pero no acaban de convencerme. No tiene subproyectos (sí subtareas), pero la falta de aplicación decente para Android ha hecho que lo descartara. Quizá sea demasiado complejo para aquellas personas a las que Google Tasks les parece suficiente.
Producteev
Este es también muy bueno, con subtareas (un nivel, sin las características de una tarea), y tiene una app para Android que va muy bien. Tiene workspaces en vez de listas, y también es una muy buena alternativa a RTM, pero no añade mucho más de lo que tiene RTM. Y no tiene una jerarquía de verdad como Todoist. Puestos a empezar de cero, estaría quizá al nivel de Doit.im, pero me gusta más la app de Android de Doit.im.
Wunderlist
Es el gestor de moda, con aplicaciones para todas las plataformas (móviles, PC), visualmente muy atractivas, funciona bastante bien, pero un poco lenta en mi viejo HTC Desire, y creo que no funciona offline. Acaban de actualizarla con subtareas (de mentira), repeticiones y alguna cosa más, y tiene bastante éxito, pero no me ha terminado de convencer. Eso sí, es
muy bonita y agradable de utilizar.
Trello
Este gestor realmente es un gestor de Kanban, permite simular tableros de corcho con una lista en cada columna, y con varias tareas (cards, las llaman ellos) en cada lista. En un vistazo se puede ver el estado general de un proyecto, y eso me atrae mucho (trabajando con listas es difícil tener una visión de conjunto).Tiene una aplicación para Android diseñada para teléfonos que no va mal, pero no está adaptada a tablets. Además, no hay forma (que yo sepa) de tener una visión general de todas las tareas ordenadas por fecha (hoy, mañana, esta semana), independientemente del tablero en el que estén. Las tarjetas (tareas) pueden tener asociadas checklists (p.ej. para subtareas), ficheros, y otras cosas.
No es el tipo de herramienta que andaba buscando, pero me tienta mucho, para mí sería genial crear un tablero para cada asignatura o proyecto, y ver de un vistazo cómo va. Le falla no poder tener una vista global de todas las tarjetas ordenadas por fecha de vencimiento. Si tuviera eso (y una mejor aplicación para Android), me lo pensaría muy seriamente porque es una herramienta que me gusta mucho.
Todo.txt
Como mucha gente que me conoce sabe de sobra, los ficheros de texto y yo somos grandes amigos. Mis primeras listas de tareas las hice en ficheros de texto que andaba llevando de aquí para allá. En este gestor, las tareas están en un fichero de texto con un formato determinado, y se usa un programa en bash (ideal para un linuxero como yo) para añadir tareas, listar, completar, etc. Además, tiene aplicación para Android (hay una de pago, pero hay otra gratuita). El principal problema es que no tiene jerarquía, ni repeticiones en las tareas, y eso me desanima. Podría añadir yo lo que me falta al formato oficial, y procesar el fichero de texto no sería un gran problema, pero no tendría la app de Android, y todavía no sé programar para Android.
Asana
Es un gestor muy orientado hacia la cooperación, con énfasis en la delegación y seguimiento de tareas, quizá demasiado potente para la gestión individual de tareas. Además, no tiene app para Android. Si tuviera que coordinar un proyecto con varias personas, seguramente sería mi opción, pero no es el caso. A los del blog Lifehacker les encanta, pero a mí me faltan unas cosas (jerarquía, Android) y me sobran muchas.
Any.DO
Es un gestor para Android muy simple y visualmente muy atractivo, que funciona muy bien, pero no tiene versión web (están en ello). Me ha gustado mucho, pero no es mejor que RTM. Quizá sea el mejor para empezar a trastear con esto de las listas de tareas, como paso previo a algo más potente.
Astrid
Otro gestor para Android, que originalmente empecé a usar porque sincronizaba con RTM, pero quitaron esa característica (porque suponía hacer la competencia a la cuenta pro de RTM). Tiene también versión web, pero no me ha funcionado muy bien, y no resuelve los problemas que tengo con RTM.
Todo.ly
Visualmente muy atractivo (más que Todoist), con jerarquía ilimitada en proyectos y en tareas, con muchas cosas buenas, pero no tiene app para Android (ni para iOS, ni para nada más, solamente está la web). Si no fuera porque necesito la app de Android, seguramente preferiría este gestor a Todoist, tiene mejor aspecto.
Otros gestores
Hay otros muchos gestores de tareas que alguna vez he revisado, pero por una razón u otra no me han acabado de convencer, aunque podrían ser una buena alternativa para alguien, y en algún momento los volveré a mirar. La lista es larga: Google Tasks, Evernote (con o sin The Secret Weapon), Conqu, FacileThings, Basecamp, Cozi, GQueues, KanbanFlow, Nirvana, Nozbe, Task Coach (Linux), org-mode, Smthngs, teuxdeux, WorkFlowy, Checkvist.
Además, todo el mundo habla maravillas de Omnifocus, pero lo tiene todo para que yo lo descarte: es de pago (y caro, 80$), no tiene web, y tiene que funcionar en OSX y/o iOS. Así que ni lo he mirao.
Blogs
Los blogs que más sigo (hay alguno más) sobre productividad son: Lifehacker, Think Wasabi, Stepcase Lifehack, y WorkAwesome. También sigo otros blogs en los que de vez en cuando salen cosas de productividad, como El Androide Libre, Make Tech Easier, y How To Geek.
Enlaces interesantes
Tengo más de 200 enlaces en mis bookmarks sobre productividad (sí, en Google Bookmarks). Algunos de los más interesantes sobre gestores de tareas son:Top 10 Apps: Web-based Task Managers
(http://web.appstorm.net/roundups/task-management/top-10-apps-web-based-task-managers/)
6 Web-based To-do Lists To Help You Keep Focused
(http://maketecheasier.com/6-web-based-to-do-lists-to-keep-focuse/2011/02/06)
Interactive GTD Software Comparison Table
(http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php)
25 To Do Lists to Stay Productive
(http://www.solutionwatch.com/450/25-to-do-lists-to-stay-productive/)
The Task and Project Management Software List
(http://www.taskmerlin.com/task-project-management-software-list.aspx)
The Hacked-Together Productivity Tool I Can’t Live Without: My Master Planner
(http://lifehacker.com/5968301/the-hacked+together-productivity-tool-i-cant-live-without-my-master-planner)
Conclusión
De momento, estoy funcionando en paralelo con RTM y Todoist, y supongo que en breve me quedaré exclusivamente con Todoist, aunque me siguen faltando los templates. Y por ahí tengo un diablillo que me dice todos los días lo fácil que sería hacer lo que yo quiero con ficheros de texto, pero primero tengo que aprender a programar para Android.
